Digitale Arbeitsabläufe sind Arbeitsprozesse, die vollständig in einem digitalen System abgebildet sind – mit klaren Schritten, Zuständigkeiten, Status und Übergaben.
Ein digitaler Arbeitsablauf ist mehr als ein PDF statt eines Papierdokuments. Es ist ein Prozess, bei dem jeder Schritt im System sichtbar ist: Wer ist zuständig? Was ist der aktuelle Status? Was passiert als nächstes?
Digitale Arbeitsabläufe ermöglichen, dass alle Beteiligten ohne Rückfragen wissen, wo ein Vorgang steht. Engpässe werden sichtbar, bevor sie zu Problemen werden.
Wichtig: Digitale Arbeitsabläufe müssen so gestaltet sein, dass das Team sie freiwillig nutzt.
Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologie, um Arbeitsschritte ohne manuellen Eingriff auszuführen – ausgelöst durch definierte Ereignisse oder Bedingungen.
Ein Freigabeprozess definiert, welche Entscheidungen oder Dokumente von wem zu genehmigen sind – bevor der nächste Prozessschritt ausgeführt werden kann.
Eine Eskalationsregel definiert, unter welchen Bedingungen ein Vorgang automatisch an eine höhere Ebene weitergegeben oder eine Benachrichtigung ausgelöst wird.
