Der Begriff Workflow stammt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich „Arbeitsfluss”. Er beschreibt, in welcher Reihenfolge Aufgaben erledigt werden, wer für welchen Schritt verantwortlich ist und welche Information von Schritt zu Schritt weitergegeben wird.
In einem Handwerksbetrieb zum Beispiel: Kundenanfrage → Angebot → Auftragserteilung → Materialbeschaffung → Durchführung → Abnahme → Rechnung. Das ist ein Workflow.
Gut definierte Workflows sorgen für Zuverlässigkeit. Schlecht definierte Workflows – oder gar keine – sorgen für Reibung, Fehler und Abhängigkeit von einzelnen Personen.